Zoll- und Behördenkontrollen im laufenden Geschäftsbetrieb

Kontrolle begleiten, Betrieb sichern und Folgeverfahren vermeiden

Der Zoll, die Finanzkontrolle Schwarzarbeit oder eine andere Aufsichtsbehörde erscheint unangekündigt im Betrieb, befragt Beschäftigte und verlangt Einsicht in Verträge, Arbeitszeitnachweise oder elektronische Daten?

Eine solche Kontrolle ist zunächst nicht mit einer Durchsuchung oder einem Strafverfahren gleichzusetzen. Die während der Prüfung gewonnenen Erkenntnisse können aber zu Beitragsnachforderungen, Bußgeldverfahren, strafrechtlichen Ermittlungen oder gewerberechtlichen Maßnahmen führen.

Ich vertrete Unternehmen, Selbstständige und Geschäftsführer bei Zoll- und Behördenkontrollen mit wirtschaftlicher oder persönlicher Tragweite. Im Mittelpunkt stehen der zulässige Umfang der Kontrolle, ein geordnetes Verhalten während der Maßnahme und die Abstimmung möglicher Folge- und Parallelverfahren.

Gegenstand ist die konkrete Kontrolle und das daraus entstehende Verfahren. Eine laufende allgemeine Personal-, Compliance- oder Unternehmensberatung wird nicht übernommen.

Woran Sie die Situation erkennen

Typische Ausgangssituationen sind:

• unangekündigte Kontrolle im Betrieb oder auf einer Baustelle
• Prüfung durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit – FKS
• Befragung von Beschäftigten und Auftragnehmern
• Kontrolle von Personalien und Ausweisdokumenten
• Einsicht in Arbeitsverträge und Personalunterlagen
• Prüfung von Stundenaufzeichnungen und Lohnabrechnungen
• Anforderung von Rechnungen und Subunternehmerverträgen
• Zugriff auf elektronisch gespeicherte Daten
• Kontrolle von Mindestlohn und Arbeitszeiten
• Prüfung von Arbeitnehmerüberlassung oder Fremdpersonal
• Verdacht auf nicht angemeldete Beschäftigung
• Beanstandung vermeintlich selbstständiger Auftragnehmer
• Kontrolle durch Gewerbe-, Arbeitsschutz- oder Erlaubnisbehörden
• anschließende schriftliche Anforderung weiterer Unterlagen

Kontrollen können angekündigt oder unangekündigt erfolgen. Die Behörden der Zollverwaltung dürfen im Rahmen der Prüfungen nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz während der Arbeits- oder Geschäftszeiten Geschäftsräume und Grundstücke betreten, dort tätige Personen befragen und Einsicht in beschäftigungsbezogene Unterlagen und Daten nehmen. Wohnungen sind von diesem allgemeinen Prüfungsrecht ausgenommen.

Kontrolle ist nicht gleich Durchsuchung

Bei einer behördlichen Prüfung geht es zunächst um die Überwachung gesetzlicher Pflichten. Eine strafprozessuale Durchsuchung dient dagegen dem Auffinden von Beweismitteln und setzt regelmäßig eine besondere strafprozessuale Grundlage voraus.

Für das Verhalten vor Ort ist deshalb zu klären:

• Welche Behörde ist erschienen?
• Auf welche Rechtsgrundlage beruft sie sich?
• Handelt es sich um eine Prüfung, eine Gefahrenabwehrmaßnahme oder ein Ermittlungsverfahren?
• Wer wird lediglich als Auskunftsperson und wer als Beschuldigter behandelt?
• Welche Räume und Unterlagen sollen kontrolliert werden?
• Liegt ein Durchsuchungsbeschluss vor?
• Werden Unterlagen nur eingesehen, kopiert oder förmlich beschlagnahmt?

Die bloße Verwendung von Begriffen wie „Kontrolle“, „Prüfung“ oder „Nachschau“ entscheidet nicht allein. Maßgeblich sind die tatsächlich ausgeübten Befugnisse und der erkennbare Verfahrenszweck.

Welche Befugnisse die Finanzkontrolle Schwarzarbeit hat

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit ist bei den Hauptzollämtern angesiedelt. Sie prüft insbesondere sozialversicherungsrechtliche Pflichten, Mindestlohnvorgaben, illegale Beschäftigung und bestimmte Formen der Schwarzarbeit.

Im Rahmen einer Prüfung kann der Zoll insbesondere:

• Geschäftsräume und Grundstücke während der Arbeits- oder Geschäftszeiten betreten,
• dort tätige Personen zu Beschäftigung und Tätigkeit befragen,
• Personalien kontrollieren,
• Einsicht in Unterlagen und elektronische Daten verlangen,
• die Vorlage oder Übersendung weiterer Unterlagen anfordern,
• vorhandene Datenverarbeitungssysteme für die Prüfung nutzen,
• Fahrzeuge unter den gesetzlichen Voraussetzungen anhalten.

Diese Befugnisse ergeben sich insbesondere aus §§ 3 und 4 SchwarzArbG.

Je nach Prüfungsgegenstand können daneben Vorschriften des Mindestlohngesetzes, des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes oder des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes herangezogen werden. Bei Prüfungen nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz darf der Zoll beispielsweise auch Arbeitsverträge und weitere Unterlagen einsehen, die Auskunft über die Einhaltung der Arbeitsbedingungen geben.

Duldungs- und Mitwirkungspflichten

Unternehmen und betroffene Personen dürfen eine rechtmäßige Kontrolle nicht einfach verhindern. Das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz sieht unter anderem Pflichten vor, das Betreten von Geschäftsräumen zu dulden, erhebliche Auskünfte zu erteilen und verlangte Unterlagen oder Daten vorzulegen.

Mitwirkung bedeutet jedoch nicht, dass jede Frage ungeprüft sofort beantwortet oder eine rechtliche Bewertung des eigenen Geschäftsmodells abgegeben werden muss.

§ 5 SchwarzArbG erlaubt ausdrücklich, Auskünfte zu verweigern, deren Beantwortung die betroffene Person oder einen nahen Angehörigen der Gefahr einer Straf- oder Bußgeldverfolgung aussetzen würde.

Deshalb muss unterschieden werden zwischen:

• vorhandenen Unterlagen, die vorzulegen sind,
• tatsächlichen Angaben zum laufenden Betrieb,
• rechtlichen Bewertungen,
• Fragen zur persönlichen Verantwortung,
• und Angaben, die einen strafrechtlichen Vorwurf begründen können.

Sobald sich die Kontrolle von einer neutralen Prüfung zu einem persönlichen Tatvorwurf entwickelt, muss die jeweilige Verfahrensrolle geklärt werden.

Was während der Kontrolle wichtig ist

Die Kontrolle sollte sachlich und geordnet begleitet werden.

Sinnvoll ist insbesondere:

• Namen, Dienststelle und Funktion der eingesetzten Personen festzuhalten,
• den Prüfungsgegenstand und die Rechtsgrundlage zu erfragen,
• eine verantwortliche Person des Unternehmens zu bestimmen,
• Beschäftigte über einen einheitlichen organisatorischen Ablauf zu informieren,
• nur vorhandene Unterlagen herauszugeben,
• Kopien der übergebenen Dokumente zu sichern,
• festzuhalten, welche Personen befragt wurden,
• zu dokumentieren, welche Daten eingesehen oder kopiert wurden,
• Fristen für nachzureichende Unterlagen schriftlich bestätigen zu lassen,
• bei erkennbaren Vorwürfen frühzeitig anwaltliche Beratung einzuschalten.

Die Kontrolle darf nicht körperlich oder organisatorisch behindert werden. Gleichzeitig sollten Beschäftigte und Geschäftsleitung keine Vermutungen äußern und keine Sachverhalte erklären, die sie nicht aus eigener Wahrnehmung sicher kennen.

Beschäftigtenbefragungen im laufenden Betrieb

Der Zoll kann im Rahmen seiner Prüfungsbefugnisse Personen am Arbeitsort zu ihren Beschäftigungsverhältnissen und tatsächlichen Tätigkeiten befragen.

Typische Fragen betreffen:

• Arbeitgeber oder Auftraggeber
• Beginn der Tätigkeit
• Arbeitszeit und Einsatzort
• Vergütung
• Weisungen
• verwendete Arbeitsmittel
• Art der Anmeldung
• weitere Auftraggeber
• Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis
• tatsächliche Rolle von Subunternehmern

Beschäftigte sollten wahrheitsgemäß zu eigenen Wahrnehmungen antworten. Sie sollten jedoch nicht über Unternehmensentscheidungen, Abrechnungen oder die rechtliche Einordnung anderer Personen spekulieren.

Problematisch wird es insbesondere, wenn unterschiedliche Beschäftigte unkoordiniert dasselbe Vertragsmodell unterschiedlich beschreiben. Solche Aussagen können später zum Ausgangspunkt einer DRV-Prüfung oder eines Strafverfahrens werden.

Arbeitszeit, Mindestlohn und Dokumentation

In bestimmten Branchen und Beschäftigungsverhältnissen müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Das betrifft insbesondere geringfügig Beschäftigte und Beschäftigte in den gesetzlich benannten Branchen.

Bei einer Kontrolle werden deshalb häufig geprüft:

• Arbeitszeitaufzeichnungen
• Schicht- und Einsatzpläne
• Lohnabrechnungen
• Arbeitsverträge
• Zuschläge und Sonderzahlungen
• Bereitschafts- und Wartezeiten
• Urlaubs- und Krankheitszeiten
• Zahlungen an Subunternehmer
• tatsächliche Einsatzzeiten freier Mitarbeiter

Auch andere Aufsichtsbehörden können Arbeitszeitnachweise und weitere Geschäftsunterlagen verlangen. Die nach Landesrecht zuständigen Arbeitsschutzbehörden dürfen zur Überwachung des Arbeitszeitgesetzes Arbeitsstätten während der Betriebs- und Arbeitszeit betreten und einschlägige Unterlagen einsehen.

Das häufig unterschätzte Problem

Die Kontrolle vor Ort ist häufig nur der Beginn.

Aus einzelnen Aussagen oder Unterlagen können sich weitere Verfahren entwickeln:

• DRV-Betriebsprüfung
• Beitragsnachforderungen und Säumniszuschläge
• Ermittlungen nach § 266a StGB
• Bußgeldverfahren wegen Mindestlohn- oder Aufzeichnungspflichten
• Lohnsteuernachforderungen
• Prüfung von Scheinselbstständigkeit
• Verfahren wegen unerlaubter Arbeitnehmerüberlassung
• Gewerbeuntersagung oder Zuverlässigkeitsprüfung
• Widerruf betrieblicher Erlaubnisse
• Vergabeausschluss
• Vermögensarrest oder Einziehung
• Insolvenzrisiken

Das verdeckte Risiko besteht darin, dass eine spontane Erklärung zu Arbeitsabläufen später als Beleg für Weisungsgebundenheit, Eingliederung, Arbeitgeberstellung oder vorsätzliches Verhalten verwendet wird.

Umgekehrt kann eine konfrontative Verweigerung notwendiger Mitwirkung eigene Bußgeld- oder Verfahrensrisiken schaffen.

Die entscheidende Aufgabe besteht daher darin, zulässige Mitwirkung und Schutz vor unnötiger Selbstbelastung miteinander zu verbinden.

Zollkontrolle und andere Behördenkontrollen unterscheiden

Nicht jede Behörde verfügt über dieselben Befugnisse.

Je nach Branche können Kontrollen durchgeführt werden durch:

• Finanzkontrolle Schwarzarbeit
• Gewerbe- oder Ordnungsbehörde
• Arbeitsschutzbehörde
• Lebensmittelüberwachung
• Bauaufsicht
• Datenschutzaufsicht
• Erlaubnis- oder Aufsichtsbehörde
• Finanzamt oder Steuerfahndung
• Deutsche Rentenversicherung
• Berufsgenossenschaft
• Ausländerbehörde

Für jede Kontrolle muss gesondert geprüft werden:

• Welche Aufgabe hat die Behörde?
• Welche Räume darf sie betreten?
• Welche Unterlagen darf sie verlangen?
• Welche Personen sind auskunftspflichtig?
• Welche Auskunftsverweigerungsrechte bestehen?
• Darf sie Daten kopieren oder mitnehmen?
• Welche Maßnahmen darf sie sofort anordnen?
• Welche Rechtsbehelfe bestehen?

Eine allgemeine Aussage wie „Behörden dürfen alles kontrollieren“ ist ebenso unzutreffend wie die Vorstellung, das Unternehmen könne jede unangekündigte Kontrolle ohne Weiteres zurückweisen.

Was jetzt vermieden werden sollte

Typische Fehler sind:

• die Prüfer ohne verantwortliche Begleitung im Betrieb agieren zu lassen
• körperliche oder organisatorische Behinderung der Kontrolle
• spontane rechtliche Bewertung von Vertragsmodellen
• pauschale Behauptung, alle Auftragnehmer seien selbstständig
• ungeprüfte Herausgabe nicht angeforderter Unterlagen
• Übergabe von Originalen ohne Dokumentation
• nachträgliche Veränderung von Arbeitszeit- oder Vertragsunterlagen
• Löschung elektronischer Daten
• unkoordinierte Aussagen von Beschäftigten und Geschäftsführung
• Abstimmung nachträglicher Aussagen mit möglichen Zeugen
• ungeordnete Übersendung großer Datenmengen
• Versäumen gesetzter Vorlage- oder Anhörungsfristen
• Annahme, eine bloße Kontrolle könne keine Folgeverfahren auslösen

Vor einer ausführlichen schriftlichen Stellungnahme sollte geklärt werden, welche Erkenntnisse bereits vorliegen, welcher konkrete Verstoß vermutet wird und ob einzelne Personen bereits als Beschuldigte behandelt werden.

Typische Konstellation

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit erscheint unangekündigt in einem Unternehmen und befragt mehrere Beschäftigte sowie eingesetzte Subunternehmer. Die Prüfer verlangen Arbeitsverträge, Rechnungen, Stundenaufzeichnungen und Zugriff auf digital gespeicherte Personaldaten.

Einige Auftragnehmer erklären, dass sie feste Einsatzzeiten hatten und Anweisungen eines betrieblichen Projektleiters erhielten. Die Geschäftsführung versucht noch während der Kontrolle zu erläutern, weshalb sämtliche Personen dennoch selbstständig seien.

Auf den ersten Blick scheint es nur um die Vorlage einiger Unterlagen zu gehen. Tatsächlich müssen mehrere Fragen getrennt geprüft werden:

• Welche Befugnisse hatte der Zoll im konkreten Prüfungsrahmen?
• Welche Personen wurden in welcher Rolle befragt?
• Welche Aussagen wurden dokumentiert?
• Welche Auftragnehmer übten tatsächlich vergleichbare Tätigkeiten aus?
• Welche Unterlagen wurden eingesehen oder kopiert?
• Bestehen Arbeitszeit- oder Mindestlohnprobleme?
• Droht eine Übermittlung an die Deutsche Rentenversicherung?
• Werden Geschäftsführer persönlich verantwortlich gemacht?
• Hat sich die Prüfung bereits zu einem Straf- oder Bußgeldverfahren entwickelt?

Erst nach geordneter Auswertung des Kontrollverlaufs und der betroffenen Beschäftigungsmodelle lässt sich beurteilen, welche Unterlagen noch vorzulegen sind und ob eine anwaltliche Stellungnahme sinnvoll ist.

Anwaltliche Unterstützung

Je nach Verfahrensstand kann meine Tätigkeit insbesondere umfassen:

• telefonische Begleitung während einer laufenden Kontrolle
• Einordnung von Behörde, Prüfungsauftrag und Rechtsgrundlage
• Prüfung von Betretens-, Auskunfts- und Vorlagebefugnissen
• Kommunikation mit Hauptzollamt oder Aufsichtsbehörde
• Dokumentation des Prüfungsverlaufs
• Prüfung schriftlicher Unterlagenanforderungen
• Vorbereitung einer geordneten Nachreichung
• Prüfung von Beschäftigungs- und Subunternehmermodellen
• Einordnung von Mindestlohn- und Arbeitszeitfragen
• Prüfung möglicher Selbstbelastungsrisiken
• Akteneinsicht bei anschließendem Bußgeld- oder Strafverfahren
• Verteidigung gegen Anhörung oder Bußgeldbescheid
• Koordination mit DRV-, Steuer- und Strafverfahren
• Prüfung persönlicher Risiken von Geschäftsführern
• Begleitung möglicher Gewerbe- oder Erlaubnisverfahren

Zu Beginn kann der Auftrag auf die Begleitung der Kontrolle und eine erste rechtliche Einordnung begrenzt werden. Dabei wird festgestellt, welche Unterlagen tatsächlich verlangt werden dürfen, welche Fristen laufen und welche Folgeverfahren realistisch drohen.

Parallel- und Anschlussverfahren

Eine Zoll- oder Behördenkontrolle kann insbesondere verbunden sein mit:

• DRV-Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV
• Statusprüfung vermeintlich Selbstständiger
• Nachforderung von Sozialversicherungsbeiträgen
• Ermittlungen nach § 266a StGB
• Mindestlohn- und Bußgeldverfahren
• Lohnsteuerprüfung
• Verfahren wegen Arbeitnehmerüberlassung
• Durchsuchung und Beschlagnahme
• Gewerbeuntersagung
• Widerruf einer betrieblichen Erlaubnis
• Vergabeausschluss
• Unternehmensgeldbuße
• Vermögensarrest und Einziehung
• Insolvenzverfahren

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit arbeitet im gesetzlichen Rahmen mit anderen Behörden und Sozialversicherungsträgern zusammen. Erkenntnisse aus einer Vor-Ort-Kontrolle können daher an weitere zuständige Stellen gelangen.

Wann eine Vertretung wirtschaftlich sinnvoll ist

Eine anwaltliche Begleitung ist insbesondere sinnvoll, wenn:

• zahlreiche Beschäftigte oder Auftragnehmer betroffen sind
• ein im Unternehmen verbreitetes Einsatzmodell geprüft wird
• mehrere Standorte oder Gesellschaften betroffen sind
• erhebliche Beitrags- oder Bußgeldrisiken bestehen
• die Kontrolle den laufenden Betrieb beeinträchtigt
• umfangreiche digitale Daten verlangt werden
• Geschäftsführer persönlich befragt oder beschuldigt werden
• bereits Widersprüche zwischen Verträgen und tatsächlichen Abläufen erkennbar sind
• eine DRV- oder Steuerprüfung folgen kann
• erlaubnis- oder vergaberechtliche Folgen drohen
• eine schriftliche Stellungnahme mit strafrechtlicher Tragweite verlangt wird

Weniger geeignet sind einfache Routinekontrollen ohne erkennbaren Vorwurf, bei denen lediglich klar definierte und ordnungsgemäß vorhandene Standardunterlagen vorzulegen sind.

Auch eine allgemeine vorsorgliche Dauerbegleitung sämtlicher behördlicher Prüfungen ohne konkreten Konflikt ist nicht Gegenstand dieser Verfahrensvertretung.

Häufige Fragen

Darf der Zoll unangekündigt den Betrieb betreten?

Ja. Im Rahmen der gesetzlichen Prüfungsaufgaben darf die Finanzkontrolle Schwarzarbeit Geschäftsräume und Grundstücke während der Arbeits- oder Geschäftszeiten angekündigt oder unangekündigt betreten. Wohnungen sind von diesem allgemeinen Betretensrecht ausgenommen.

Muss die Geschäftsführung alle Fragen sofort beantworten?

Nein. Bestehende Mitwirkungspflichten bedeuten nicht, dass jede rechtliche Bewertung oder jede persönlich belastende Frage sofort beantwortet werden muss. Für selbstbelastende Auskünfte sieht § 5 SchwarzArbG ein Auskunftsverweigerungsrecht vor.

Dürfen Beschäftigte ohne die Geschäftsführung befragt werden?

Der Zoll darf am Arbeitsort tätige Personen zu ihrer Beschäftigung und tatsächlichen Tätigkeit befragen. Die Geschäftsführung kann diese Befragungen nicht allgemein verhindern.

Darf der Zoll auf Computer und digitale Daten zugreifen?

Im Rahmen der gesetzlichen Prüfung darf der Zoll Einsicht in relevante elektronisch gespeicherte Unterlagen und Daten nehmen und hierfür unter bestimmten Voraussetzungen auch betriebliche Datenverarbeitungssysteme nutzen. Der Zugriff muss sich auf den gesetzlichen Prüfungsgegenstand beziehen.

Muss ich Originalunterlagen herausgeben?

Das hängt von Rechtsgrundlage und konkreter Anforderung ab. Die Übergabe sollte dokumentiert werden. Soweit möglich, sollten Kopien oder elektronische Duplikate im Unternehmen verbleiben.

Ist eine Kontrolle bereits ein Strafverfahren?

Nein. Eine Kontrolle dient zunächst der Prüfung gesetzlicher Pflichten. Ergeben sich Verdachtsmomente, kann daraus jedoch ein Bußgeld- oder Strafverfahren entstehen.

Kann nach der Zollkontrolle eine DRV-Prüfung folgen?

Ja. Erkenntnisse über mögliche Beschäftigungsverhältnisse oder nicht abgeführte Beiträge können sozialversicherungsrechtliche Prüfungen und Beitragsverfahren auslösen.

Darf ich während der Kontrolle einen Rechtsanwalt anrufen?

Ja. Eine anwaltliche Kontaktaufnahme ist möglich. Die Behörde muss eine rechtmäßige Kontrolle allerdings nicht zwingend bis zum Eintreffen eines Rechtsanwalts unterbrechen.

Unterlagen für eine erste Prüfung

Bitte übersenden Sie möglichst:

• Prüfungsanordnung oder schriftliche Mitteilung der Behörde
• Visitenkarten oder Kontaktdaten der eingesetzten Prüfer
• Protokolle und eigene Notizen zum Kontrollverlauf
• Liste der befragten Personen
• schriftliche Unterlagenanforderungen
• Aufstellung der eingesehenen oder kopierten Dokumente
• Arbeits-, Dienst- und Werkverträge
• Subunternehmerverträge
• Arbeitszeitaufzeichnungen
• Lohnabrechnungen und Sozialversicherungsmeldungen
• Rechnungen und Zahlungsnachweise
• Tätigkeits- und Projektbeschreibungen
• Unterlagen zu ausländischen Beschäftigten
• bereits abgegebene Erklärungen
• Schreiben von DRV, Finanzamt oder Staatsanwaltschaft
• laufende Fristen

Bitte nennen Sie außerdem die zuständige Behörde, die Zahl der betroffenen Personen, den konkreten Prüfungsgegenstand und Ihre kurzfristige Erreichbarkeit.

Erste Einordnung Ihres Falls

Kontrolliert der Zoll oder eine andere Behörde Ihren laufenden Geschäftsbetrieb, sollte zunächst geklärt werden:

• welche Behörde und Dienststelle tätig wird
• auf welche Rechtsgrundlage sie sich beruft
• welche Personen, Unterlagen und Zeiträume betroffen sind
• ob es sich noch um eine Prüfung oder bereits um ein Ermittlungsverfahren handelt
• welche Aussagen bereits abgegeben wurden
• welche Daten eingesehen, kopiert oder mitgenommen wurden
• welche Mitwirkungs- und Auskunftsrechte bestehen
• welche Unterlagen noch nachgereicht werden sollen
• ob DRV-, Bußgeld-, Straf- oder Gewerbeverfahren drohen

Senden Sie die schriftlichen Unterlagen der Behörde, Ihre Notizen zum Kontrollverlauf und die konkrete Unterlagenanforderung möglichst vollständig sowie Ihre Telefonnummer. Nach einer ersten Einordnung kann geklärt werden, welche weiteren Schritte rechtlich und wirtschaftlich sinnvoll sind.

Präzise Analyse. Verständliche Handlungsmöglichkeiten. Klare wirtschaftliche Empfehlung.

Rechtsanwalt Johannes Dannecker-Lauren