Hinzuschätzung wegen Kassen- oder Buchführungsmängeln

Schätzungsbefugnis und Höhe der Steuernachforderung prüfen

Das Finanzamt beanstandet Ihre Kassenführung oder Buchhaltung und erhöht deshalb Umsätze und Gewinne? Solche Hinzuschätzungen können über mehrere Prüfungsjahre zu erheblichen Nachforderungen bei Umsatzsteuer, Einkommensteuer, Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer führen.

Ich vertrete Unternehmen, Selbstständige und Geschäftsführer, wenn sich aus behaupteten Kassen- oder Buchführungsmängeln ein wirtschaftlich erheblicher Steuerstreit entwickelt.

Dabei sind drei Fragen voneinander zu unterscheiden:

• Liegt tatsächlich ein erheblicher Buchführungs- oder Aufzeichnungsmangel vor?
• Darf das Finanzamt deshalb Besteuerungsgrundlagen schätzen?
• Ist die gewählte Schätzungsmethode und die Höhe der Hinzuschätzung nachvollziehbar?

Ein formeller Fehler rechtfertigt nicht ohne Weiteres jede beliebige Erhöhung von Umsatz oder Gewinn.

Woran Sie das Problem erkennen

Typische Schreiben und Prüfungsfeststellungen enthalten Begriffe wie:

• formelle oder materielle Buchführungsmängel
• nicht ordnungsgemäße Kassenführung
• fehlende Einzelaufzeichnungen
• Kassenfehlbeträge
• ungeklärte Bareinlagen
• fehlende oder unvollständige Kassendaten
• fehlende Verfahrensdokumentation
• Kassensturzfähigkeit
• Nachkalkulation oder Geldverkehrsrechnung
• Zeitreihenvergleich
• äußerer Betriebsvergleich
• Sicherheitszuschlag
• Hinzuschätzung nach § 162 AO

Häufig erscheinen diese Beanstandungen zunächst im Prüfungsbericht einer Betriebsprüfung. Anschließend erlässt das Finanzamt geänderte Steuerbescheide mit erheblichen Nachzahlungen.

Wann darf das Finanzamt schätzen?

Buchungen und Aufzeichnungen müssen nach § 146 AO grundsätzlich vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Für elektronische Kassensysteme gelten zusätzliche Anforderungen nach § 146a AO.

Entsprechen Buchführung und Aufzeichnungen den gesetzlichen Anforderungen, sind sie nach § 158 AO grundsätzlich der Besteuerung zugrunde zu legen.

Eine Schätzung nach § 162 AO kommt insbesondere in Betracht, wenn vorgeschriebene Bücher oder Aufzeichnungen fehlen oder die Besteuerungsgrundlagen nicht zuverlässig ermittelt werden können. Dabei müssen jedoch alle für die Schätzung bedeutsamen Umstände berücksichtigt werden.

Entscheidend ist deshalb nicht nur, ob irgendein Mangel festgestellt wurde. Zu prüfen ist vielmehr:

• Welche konkrete Aufzeichnungspflicht bestand?
• Wurde dagegen tatsächlich verstoßen?
• Wie schwer wiegt der Mangel?
• Für welche Zeiträume ist er nachweisbar?
• Beeinträchtigt er die inhaltliche Richtigkeit der Buchführung?
• Kann das tatsächliche Ergebnis dennoch anderweitig ermittelt werden?
• Rechtfertigt der Mangel gerade die vorgenommene Hinzuschätzung?

Formelle und materielle Mängel unterscheiden

Nicht jeder Fehler hat dieselbe Bedeutung.

Formelle Mängel betreffen etwa verspätete Aufzeichnungen, fehlende Organisationsunterlagen, nicht bereitgestellte Kassendaten oder unklare Stornierungen.

Materielle Mängel sprechen unmittelbar gegen die inhaltliche Richtigkeit, etwa:

• nicht erfasste Einnahmen
• Kassenfehlbeträge
• nicht erklärte Bareinlagen
• Widersprüche zwischen Warenbewegung und erklärten Umsätzen
• erhebliche Differenzen zwischen Aufzeichnungen und tatsächlichem Bestand

Für die Verteidigung ist entscheidend, ob das Finanzamt lediglich formelle Beanstandungen festgestellt hat oder ob konkrete Anhaltspunkte für nicht erklärte Einnahmen bestehen.

Ist die Schätzungsmethode nachvollziehbar?

Auch wenn eine Schätzungsbefugnis besteht, darf das Finanzamt das Ergebnis nicht frei bestimmen. Die Schätzung muss schlüssig, wirtschaftlich möglich und anhand der verfügbaren Tatsachen nachvollziehbar sein.

Verwendet werden beispielsweise:

• Sicherheitszuschlag
• Ausbeute- oder Nachkalkulation
• innerer oder äußerer Betriebsvergleich
• Geldverkehrsrechnung
• Vermögenszuwachsrechnung
• Zeitreihenvergleich

Zu prüfen ist insbesondere:

• Passt die Methode zum konkreten Betrieb?
• Sind Wareneinsatz, Verkaufspreise und Rohgewinnaufschläge zutreffend?
• Wurden Schwund, Eigenverbrauch, Verderb und Preisnachlässe berücksichtigt?
• Sind herangezogene Vergleichsbetriebe tatsächlich vergleichbar?
• Wurden betriebliche Besonderheiten einbezogen?
• Sind Ausgangsdaten und Rechenweg vollständig offengelegt?
• Werden Unsicherheiten mehrfach zulasten des Unternehmens berücksichtigt?

Eine Schätzung darf Unsicherheiten berücksichtigen. Sie darf aber nicht auf falschen Ausgangsdaten oder einer für den Betrieb ungeeigneten Methode beruhen.

Das häufig unterschätzte Problem

Hinzuschätzungen wirken sich regelmäßig nicht nur auf einen einzelnen Steuerbescheid aus.

Aus einer Kassenbeanstandung können entstehen:

• Nachforderungen für mehrere Jahre und Steuerarten
• erhebliche Zinsen und Säumniszuschläge
• Vollstreckungsmaßnahmen gegen Geschäftskonten
• persönliche Haftung der Geschäftsführung
• Steuerstraf- oder Bußgeldverfahren
• Gewerbeuntersagung
• insolvenzrechtliche Folgen

Für Geschäftsführer entsteht zusätzlicher persönlicher Druck, wenn neben der finanziellen Belastung ein Strafverfahren oder ein Zugriff auf das Privatvermögen droht.

Typische Konstellation

Bei einer Betriebsprüfung eines bargeldintensiven Unternehmens beanstandet das Finanzamt fehlende Kassendaten und einzelne ungeklärte Bareinlagen. Der Prüfer verwirft die Aufzeichnungen und erhöht die Umsätze für mehrere Jahre durch einen pauschalen Zuschlag.

Auf den ersten Blick scheint nur entscheidend zu sein, ob die Kasse formal ordnungsgemäß geführt wurde. Tatsächlich müssen mehrere Ebenen getrennt untersucht werden:

• Bestand die angenommene Aufzeichnungspflicht?
• Welche Daten oder Unterlagen fehlen tatsächlich?
• Lassen die Mängel einen Rückschluss auf nicht erklärte Einnahmen zu?
• Sind Bareinlagen durch andere Unterlagen erklärbar?
• Ist der Zuschlag methodisch begründet?
• Sind alle Prüfungsjahre gleichermaßen betroffen?

Erst danach lässt sich beurteilen, ob die Schätzung insgesamt, nur für einzelne Jahre oder lediglich ihrer Höhe nach angegriffen werden sollte.

Was jetzt vermieden werden sollte

Typische Fehler sind:

• pauschale Behauptung, die Buchführung sei vollständig ordnungsgemäß
• Beschränkung der Verteidigung auf einzelne Formalien
• nachträgliche Veränderung ursprünglicher Aufzeichnungen
• ungeordnete Übersendung großer Datenmengen
• unkritische Übernahme der Berechnung des Prüfers
• fehlende Trennung der einzelnen Prüfungsjahre
• Erklärung von Bareinlagen ohne belegbare Mittelherkunft
• Versäumen der Einspruchsfrist
• Annahme, ein Einspruch stoppe automatisch die Zahlungspflicht

Vorhandene Sachverhalte dürfen erklärt und durch echte Belege ergänzt werden. Ursprüngliche Aufzeichnungen dürfen jedoch nicht nachträglich so verändert werden, dass ihr früherer Inhalt oder der Zeitpunkt einer Änderung nicht mehr nachvollziehbar ist.

Fristen und Aussetzung der Vollziehung

Nach Erlass der geänderten Steuerbescheide beträgt die Einspruchsfrist grundsätzlich einen Monat nach Bekanntgabe, § 355 Abs. 1 AO.

Der Einspruch verhindert jedoch grundsätzlich weder Fälligkeit noch Vollstreckung. Bei erheblicher Liquiditätsbelastung sollte deshalb zusätzlich geprüft werden, ob eine Aussetzung der Vollziehung nach § 361 AO und gegebenenfalls gerichtlicher Eilrechtsschutz nach § 69 FGO erforderlich ist.

Eine tragfähige Begründung muss regelmäßig sowohl die Schätzungsbefugnis als auch die konkrete Berechnung der Hinzuschätzung behandeln.

Anwaltliche Unterstützung

Je nach Verfahrensstand kann meine Tätigkeit insbesondere umfassen:

• Prüfung des Prüfungsberichts und der Kassenbeanstandungen
• Trennung formeller und materieller Mängel
• Prüfung der Voraussetzungen des § 162 AO
• Analyse der verwendeten Schätzungsmethode
• Prüfung von Kalkulationen und Sicherheitszuschlägen
• Strukturierung der Einwände nach Jahren und Steuerarten
• Abstimmung mit Steuerberater oder Buchhaltung
• Vorbereitung der Schlussbesprechung
• Einspruch gegen geänderte Steuerbescheide
• Antrag auf Aussetzung der Vollziehung
• Klage oder Eilverfahren vor dem Finanzgericht
• Koordination mit einem Steuerstrafverfahren

Eine vollständige nachträgliche Erstellung fehlender Buchführungs- oder Kassenunterlagen ist nicht Gegenstand der anwaltlichen Vertretung.

Parallel- und Anschlussverfahren

Hinzuschätzungen können weitere Verfahren auslösen:

• Steuerstrafverfahren wegen § 370 AO
• Bußgeldverfahren wegen § 378 AO
• Haftungsbescheid gegen Geschäftsführer nach §§ 34, 69 AO
• Vollstreckung in Geschäftskonten oder Vermögen
• Gewerbeuntersagungsverfahren
• insolvenzrechtliche Maßnahmen

Eine rein rechnerische Auseinandersetzung mit der Schätzung greift deshalb häufig zu kurz. Auch mögliche strafrechtliche und persönliche Folgen müssen frühzeitig berücksichtigt werden.

Wann die Vertretung wirtschaftlich sinnvoll ist

Eine umfangreiche Bearbeitung kommt insbesondere in Betracht, wenn:

• die Hinzuschätzung wirtschaftlich erheblich ist
• mehrere Jahre oder Steuerarten betroffen sind
• die Berechnung des Finanzamts erkennbare Angriffspunkte bietet
• die wesentlichen Geschäftsunterlagen vorhanden oder beschaffbar sind
• ein Eilverfahren oder Finanzgerichtsprozess erforderlich werden kann
• ein Steuerstraf- oder Haftungsverfahren droht
• der mögliche wirtschaftliche Nutzen in einem angemessenen Verhältnis zum Bearbeitungsaufwand steht

Weniger geeignet sind geringe Nachforderungen, bei denen zunächst eine vollständig ungeordnete Buchhaltung rekonstruiert werden müsste und der zu erwartende Aufwand den wirtschaftlichen Nutzen übersteigt.

Häufige Fragen

Führt jeder Kassenmangel zu einer Hinzuschätzung?

Nein. Entscheidend sind Art, Umfang und Bedeutung des Mangels sowie die Frage, ob die Besteuerungsgrundlagen trotzdem zuverlässig ermittelt werden können.

Darf das Finanzamt die gesamte Buchführung verwerfen?

Das hängt von der Schwere und Reichweite der festgestellten Mängel ab. Einzelne Fehler müssen nicht zwangsläufig die gesamte Buchführung und alle Prüfungsjahre erfassen.

Ist ein Sicherheitszuschlag immer zulässig?

Nein. Auch ein Sicherheitszuschlag benötigt eine nachvollziehbare Grundlage und muss sich im Rahmen einer vertretbaren Schätzung halten.

Kann ich nachträglich fehlende Unterlagen erstellen?

Vorhandene Sachverhalte können erklärt und durch echte Belege ergänzt werden. Ursprüngliche Aufzeichnungen dürfen jedoch nicht nachträglich verändert oder als zeitnah erstellt dargestellt werden.

Muss ich trotz Einspruch zahlen?

Grundsätzlich ja. Der Einspruch hemmt die Vollziehung nicht automatisch. Zusätzlich kann eine Aussetzung der Vollziehung erforderlich sein.

Kann aus der Hinzuschätzung ein Strafverfahren entstehen?

Ja. Nimmt das Finanzamt vorsätzlich nicht erklärte Einnahmen an, kann ein Steuerstrafverfahren wegen § 370 AO eingeleitet werden. Die Verteidigung im Steuerverfahren sollte deshalb auf mögliche strafrechtliche Auswirkungen abgestimmt werden.

Benötigte Unterlagen

Für eine erste Einordnung sind insbesondere hilfreich:

• Prüfungsanordnung
• Prüfungsanfragen und bisherige Antworten
• Prüfungsbericht oder Berichtsentwurf
• Aufstellung der beanstandeten Kassen- und Buchführungsmängel
• Berechnung der Hinzuschätzungen
• geänderte Steuerbescheide
• vorhandene Kassendaten und Tagesabschlüsse
• Verfahrensdokumentation
• Jahresabschlüsse und betriebswirtschaftliche Auswertungen
• bisherige Stellungnahmen des Steuerberaters
• Mitteilungen über ein Straf- oder Bußgeldverfahren

Bitte nennen Sie außerdem die Höhe der Nachforderung, die betroffenen Jahre und Steuerarten sowie die laufenden Fristen.

Erste Einordnung Ihres Falls

Hat das Finanzamt wegen angeblicher Kassen- oder Buchführungsmängel Umsätze oder Gewinne hinzugeschätzt, sollte zunächst geklärt werden:

• welche Mängel tatsächlich vorliegen
• ob daraus eine Schätzungsbefugnis folgt
• ob die gewählte Methode zum Betrieb passt
• ob die Höhe der Hinzuschätzung nachvollziehbar ist
• welche Frist läuft
• ob die Vollziehung ausgesetzt werden muss
• ob ein Steuerstrafverfahren droht

Senden Sie den Prüfungsbericht, die Berechnung der Hinzuschätzung, die geänderten Steuerbescheide und Ihre Telefonnummer. Danach kann geprüft werden, ob und in welchem Umfang ein rechtliches Vorgehen wirtschaftlich sinnvoll ist.

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Rechtsanwalt Johannes Dannecker-Lauren