DRV fordert Sozialversicherungsbeiträge nach

Beitragsbescheid nach einer Betriebsprüfung prüfen

Die Deutsche Rentenversicherung fordert von Ihrem Unternehmen Sozialversicherungsbeiträge für vermeintlich abhängig Beschäftigte, freie Mitarbeiter oder andere Auftragnehmer nach?

Nachforderungen aus einer DRV-Betriebsprüfung können mehrere Jahre betreffen und durch Säumniszuschläge erheblich anwachsen. Zusätzlich können Vollstreckungsmaßnahmen, Ermittlungen der Finanzkontrolle Schwarzarbeit oder ein Strafverfahren gegen Geschäftsführer und andere Verantwortliche drohen.

Ich vertrete Unternehmen, Selbstständige und Geschäftsführer bei wirtschaftlich erheblichen Beitragsnachforderungen der Deutschen Rentenversicherung. Im Mittelpunkt stehen die tatsächliche Durchführung der Tätigkeit, die rechtliche Einordnung der betroffenen Personen und die Prüfung, ob Zeitraum und Höhe der Forderung zutreffend berechnet wurden.

Gegenstand der anwaltlichen Tätigkeit ist das konkrete Beitrags- und Gerichtsverfahren. Eine allgemeine Prüfung sämtlicher Beschäftigungsmodelle oder die laufende Personalberatung wird nicht übernommen.

Woran Sie das Verfahren erkennen

Typische Schreiben und Bezeichnungen sind:

• Prüfungsankündigung der Deutschen Rentenversicherung,
• Anhörung zur beabsichtigten Beitragsnachforderung,
• Schlussbesprechung nach einer Betriebsprüfung,
• Betriebsprüfungsbescheid,
• Nachforderung von Gesamtsozialversicherungsbeiträgen,
• Feststellung einer abhängigen Beschäftigung,
• Beanstandung vermeintlich selbstständiger Auftragnehmer,
• Scheinselbstständigkeit,
• Nachberechnung von Arbeitsentgelt,
• Säumniszuschläge nach § 24 SGB IV,
• Widerspruchsbescheid,
• Zahlungsaufforderung oder Vollstreckungsankündigung.

Häufig geht es nicht nur um eine einzelne Person. Die Deutsche Rentenversicherung kann ein im Unternehmen verwendetes Vertrags- oder Einsatzmodell auf mehrere Auftragnehmer und Prüfungsjahre übertragen.

Dann muss geprüft werden, ob die Tätigkeiten tatsächlich vergleichbar waren oder für jede betroffene Person eine eigene Bewertung erforderlich ist.

Was die DRV-Betriebsprüfung rechtlich bedeutet

Die Träger der Rentenversicherung prüfen Arbeitgeber nach § 28p SGB IV insbesondere darauf, ob Meldungen und Beitragszahlungen ordnungsgemäß erfolgt sind. Die Prüfung findet grundsätzlich mindestens alle vier Jahre statt. Im Rahmen der Prüfung kann die Deutsche Rentenversicherung durch Verwaltungsakt über Versicherungspflicht und Beitragshöhe in der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung sowie nach dem Recht der Arbeitsförderung entscheiden.

Geprüft werden können insbesondere:

• Lohn- und Gehaltsabrechnungen,
• Meldungen zur Sozialversicherung,
• Verträge mit freien Mitarbeitern und Auftragnehmern,
• Rechnungen und Zahlungsunterlagen,
• Personal- und Entgeltunterlagen,
• tatsächliche betriebliche Abläufe,
• Einsätze von Subunternehmern und Fremdpersonal.

Entscheidend ist nicht allein, wie ein Vertrag bezeichnet wurde. Maßgeblich ist, wie die Tätigkeit im streitigen Zeitraum tatsächlich durchgeführt wurde.

Beschäftigung oder selbstständige Tätigkeit?

Der gesetzliche Beschäftigungsbegriff ergibt sich aus § 7 Abs. 1 SGB IV. Anhaltspunkte für eine abhängige Beschäftigung sind insbesondere eine Tätigkeit nach Weisungen und die Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Weisungsgebers.

Für die Abgrenzung können unter anderem folgende Umstände bedeutsam sein:

• Wer bestimmte Arbeitszeit und Arbeitsort?
• War die Person in betriebliche Abläufe und Teams eingegliedert?
• Bestand eine Pflicht zur persönlichen Leistung?
• Konnte die Person Aufträge ablehnen?
• Gab es eigene Mitarbeiter oder Vertreter?
• Wurden eigene Betriebsmittel eingesetzt?
• Bestand ein eigenes unternehmerisches Risiko?
• Wurde nach Zeitaufwand oder nach einem eigenen Leistungsergebnis vergütet?
• Trat die Person gegenüber Kunden als Teil des Unternehmens auf?
• War sie gleichzeitig für weitere Auftraggeber tätig?
• Konnte sie Preise und Arbeitsweise tatsächlich selbst bestimmen?

Kein einzelnes Merkmal entscheidet automatisch. Erforderlich ist eine Gesamtwürdigung der tatsächlichen Umstände.

Die bloße Bezeichnung als „freier Mitarbeiter“, „Subunternehmer“ oder „Selbstständiger“ schützt daher ebenso wenig vor einer Beitragsnachforderung wie ein formal sorgfältig formulierter Vertrag, wenn die tatsächliche Zusammenarbeit anders organisiert war.

Vertrag und tatsächliche Durchführung

In DRV-Verfahren liegt der Schwerpunkt häufig auf der tatsächlichen Zusammenarbeit.

Zu prüfen ist insbesondere:

• Entspricht die gelebte Tätigkeit dem schriftlichen Vertrag?
• Welche Weisungen wurden tatsächlich erteilt?
• Welche Freiheiten bestanden nur auf dem Papier?
• Wer stellte Räume, Geräte, Fahrzeuge oder Software?
• Wer trug das Risiko von Ausfällen und Nacharbeiten?
• Konnte der Auftragnehmer eigenes Personal einsetzen?
• War er in Dienstpläne oder Projektorganisationen eingebunden?
• Wie wurde die Tätigkeit gegenüber Kunden und Mitarbeitern dargestellt?

Ein häufiger Fehler besteht darin, ausschließlich den Vertrag zu verteidigen. Ist die tatsächliche Durchführung anders dokumentiert, reicht der Vertrag allein regelmäßig nicht aus.

Umgekehrt darf die Deutsche Rentenversicherung einzelne belastende Umstände nicht isoliert betrachten. Auch Selbstständige müssen Termine abstimmen, fachliche Vorgaben beachten oder mit anderen Projektbeteiligten zusammenarbeiten. Entscheidend ist, ob daraus insgesamt persönliche Abhängigkeit und betriebliche Eingliederung folgen.

Welche Personen häufig betroffen sind

Beitragsstreitigkeiten entstehen beispielsweise beim Einsatz von:

• IT-Fachkräften und Projektmitarbeitern,
• Beratern und Interim-Managern,
• Fahrern und Transportdienstleistern,
• Bau- und Montagekräften,
• Pflege- und Honorarkräften,
• Dozenten und Lehrkräften,
• Medien-, Film- und Veranstaltungspersonal,
• Handelsvertretern und Vertriebsmitarbeitern,
• Gesellschafter-Geschäftsführern,
• mitarbeitenden Familienangehörigen,
• Subunternehmern mit nur wenigen Auftraggebern.

Die rechtliche Bewertung ist branchen- und tätigkeitsbezogen. Eine pauschale Aussage, bestimmte Berufsgruppen seien stets selbstständig oder stets beschäftigt, ist regelmäßig nicht tragfähig.

Statusfeststellung und Betriebsprüfung unterscheiden

Ein Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV dient der Entscheidung, ob bei einem konkreten Auftragsverhältnis eine Beschäftigung oder eine selbstständige Tätigkeit vorliegt. Die Entscheidung erfolgt aufgrund einer Gesamtwürdigung aller Umstände des Einzelfalls.

Ist jedoch bereits eine Betriebsprüfung oder ein anderes Verfahren zur Feststellung der Versicherungspflicht eingeleitet worden, kann ein neues Statusfeststellungsverfahren für denselben Sachverhalt ausgeschlossen sein.

Bei einem bereits erlassenen Betriebsprüfungsbescheid geht es daher regelmäßig nicht mehr um eine vorsorgliche Statusklärung. Erforderlich sind Widerspruch, gegebenenfalls ein Antrag auf Aussetzung der Vollziehung und anschließend die Klage vor dem Sozialgericht.

Höhe und Zeitraum der Nachforderung

Selbst wenn eine abhängige Beschäftigung vorliegt, ist die Höhe der Forderung gesondert zu prüfen.

Dabei können insbesondere folgende Fragen entscheidend sein:

• Welches Arbeitsentgelt wurde tatsächlich gezahlt?
• Welche Zahlungen wurden als beitragspflichtiges Entgelt behandelt?
• Welche Zeiträume waren tatsächlich von der Tätigkeit umfasst?
• Wurden Unterbrechungen und wechselnde Einsatzbedingungen berücksichtigt?
• Wurden Beitragsbemessungsgrenzen richtig angewendet?
• Sind bereits gezahlte Beiträge oder anderweitige Versicherungen berücksichtigt?
• Wurden mehrere Personen oder Tätigkeiten unzulässig pauschal zusammengefasst?
• Sind Säumniszuschläge rechtmäßig erhoben worden?
• Sind Beitragsansprüche teilweise verjährt?

Der Arbeitgeber schuldet grundsätzlich den Gesamtsozialversicherungsbeitrag. Ein unterbliebener Abzug des Arbeitnehmeranteils kann nach § 28g SGB IV regelmäßig nur bei den drei nächsten Lohn- oder Gehaltszahlungen nachgeholt werden; spätere Nachholung ist nur unter besonderen Voraussetzungen möglich. Das wirtschaftliche Risiko kann deshalb weitgehend beim Arbeitgeber verbleiben.

Säumniszuschläge

Nach § 24 Abs. 1 SGB IV fällt für nicht rechtzeitig gezahlte Beiträge grundsätzlich für jeden angefangenen Monat ein Säumniszuschlag von einem Prozent des rückständigen, auf 50 Euro nach unten abgerundeten Betrags an.

Bei rückwirkend festgesetzten Beiträgen sind Säumniszuschläge nach § 24 Abs. 2 SGB IV jedoch nicht zu erheben, soweit der Beitragsschuldner glaubhaft macht, dass er unverschuldet keine Kenntnis von der Zahlungspflicht hatte.

Deshalb sollte nicht nur die Beitragsforderung geprüft werden. Gerade bei längeren Prüfungszeiträumen können die Säumniszuschläge einen erheblichen Teil der Gesamtforderung ausmachen.

Verjährung der Beitragsansprüche

Nach § 25 Abs. 1 SGB IV verjähren Beitragsansprüche grundsätzlich vier Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie fällig geworden sind. Bei vorsätzlich vorenthaltenen Beiträgen beträgt die Verjährungsfrist dreißig Jahre. Die Verjährung kann während einer Arbeitgeberprüfung gehemmt sein.

Die Annahme vorsätzlichen Vorenthaltens kann daher erhebliche Auswirkungen auf den Nachforderungszeitraum haben.

Zu prüfen ist insbesondere:

• Auf welche Tatsachen stützt die DRV einen Vorsatzvorwurf?
• Gab es frühere Prüfungen oder Statusentscheidungen?
• Wurde fachkundiger Rat eingeholt?
• Waren die tatsächlichen Verhältnisse vollständig bekannt?
• Wurde ein bisheriges Beschäftigungsmodell unbeanstandet fortgeführt?
• Sind die betroffenen Personen und Zeiträume ausreichend individualisiert?

Eine langjährige Zusammenarbeit allein belegt noch keinen Vorsatz. Umgekehrt genügt die bloße Behauptung, man sei von Selbstständigkeit ausgegangen, nicht zwingend zur Entlastung.

Welche Frist läuft?

Gegen einen Beitragsbescheid ist grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe Widerspruch einzulegen, § 84 Abs. 1 SGG. Bei Bekanntgabe im Ausland beträgt die Frist grundsätzlich drei Monate.

Anders als bei vielen sonstigen Verwaltungsakten haben Widerspruch und Klage gegen Entscheidungen über Versicherungs- und Beitragspflichten sowie gegen Beitragsanforderungen grundsätzlich keine aufschiebende Wirkung, § 86a Abs. 2 Nr. 1 SGG.

Das bedeutet praktisch:

Der Beitragsbescheid kann trotz Widerspruch vollzogen werden.

Bei erheblichen Nachforderungen sollte deshalb zusätzlich geprüft werden, ob die Deutsche Rentenversicherung die Vollziehung nach § 86a Abs. 3 SGG aussetzen muss. Bei ernstlichen Zweifeln an der Rechtmäßigkeit oder einer unbilligen Härte soll die Aussetzung erfolgen. Wird sie abgelehnt oder droht kurzfristig die Vollstreckung, kann beim Sozialgericht ein Antrag nach § 86b Abs. 1 SGG gestellt werden.

Was jetzt vermieden werden sollte

Typische Fehler in DRV-Verfahren sind:

• ausschließlich auf die Vertragsbezeichnung zu verweisen,
• pauschal zu behaupten, alle Auftragnehmer seien selbstständig,
• unterschiedliche Personen und Tätigkeiten gemeinsam zu behandeln,
• Fragebögen ohne vorherige Prüfung auszufüllen,
• zusätzliche Unterlagen ungeordnet und ohne Einordnung zu übersenden,
• tatsächliche Abläufe nachträglich zu beschönigen,
• die Höhe der Forderung ungeprüft zu übernehmen,
• Säumniszuschläge und Verjährung nicht gesondert zu prüfen,
• die Widerspruchsfrist zu versäumen,
• anzunehmen, der Widerspruch verhindere die Vollstreckung,
• ein paralleles Strafverfahren nicht zu berücksichtigen.

Eine tragfähige Verteidigung muss für die betroffenen Personen und Zeiträume konkret darstellen, wie die Tätigkeit organisiert war und welche Belege dafür vorhanden sind.

Typische Konstellation

Ein typischer Fall kann so aussehen:

Ein Unternehmen setzt über mehrere Jahre freie Fachkräfte in wechselnden Projekten ein. Die Auftragnehmer stellen monatliche Rechnungen und sind vertraglich als Selbstständige bezeichnet.

Nach einer Betriebsprüfung nimmt die Deutsche Rentenversicherung an, die Fachkräfte seien in die Arbeitsorganisation des Unternehmens eingegliedert gewesen. Sie fordert Beiträge für mehrere Jahre und erhebt zusätzliche Säumniszuschläge.

Auf den ersten Blick scheint nur die Vertragsgestaltung entscheidend zu sein. Tatsächlich müssen mehrere Ebenen getrennt geprüft werden:

• Welche Tätigkeiten führte jede Person tatsächlich aus?
• Wer entschied über Zeit, Ort und Durchführung?
• Welche eigenen Betriebsmittel und unternehmerischen Risiken bestanden?
• Gab es weitere Auftraggeber?
• Waren die Einsatzbedingungen in allen Projekten gleich?
• Sind Beitragszeitraum und Entgelt richtig berechnet?
• Bestehen Einwände gegen Säumniszuschläge oder Verjährungszeitraum?
• Droht ein Verfahren nach § 266a StGB?

Erst danach lässt sich beurteilen, ob der Bescheid insgesamt, nur für einzelne Personen oder lediglich hinsichtlich Zeitraum und Höhe angegriffen werden sollte.

Anwaltliche Unterstützung

Je nach Verfahrensstand kann meine Tätigkeit insbesondere umfassen:

• Prüfung der Anhörung und des Betriebsprüfungsbescheids,
• Sicherung der Widerspruchsfrist,
• Auswertung der Verträge und tatsächlichen Zusammenarbeit,
• Trennung unterschiedlicher Tätigkeiten und Personengruppen,
• Prüfung von Beschäftigung und Selbstständigkeit nach § 7 SGB IV,
• Prüfung von Beitragszeitraum, Arbeitsentgelt und Berechnung,
• Prüfung von Säumniszuschlägen und Verjährung,
• Abstimmung mit Lohnbuchhaltung und Steuerberater,
• Begründung des Widerspruchs,
• Antrag auf Aussetzung der Vollziehung,
• Eilantrag nach § 86b SGG,
• Klage vor dem Sozialgericht,
• Koordination mit Zoll- und Strafverfahren,
• Prüfung persönlicher Risiken für Geschäftsführer.

Zu Beginn kann die Tätigkeit auf eine rechtliche und wirtschaftliche Erstprüfung begrenzt werden. Dabei werden die betroffenen Personen, die Höhe des Risikos, die Qualität der Unterlagen und die tragfähigsten Angriffspunkte ermittelt.

Parallel- und Anschlussverfahren

Eine DRV-Nachforderung kann weitere Verfahren auslösen:

• Ermittlungen wegen Vorenthaltens von Arbeitsentgelt nach § 266a StGB,
• Prüfung durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit,
• Bußgeldverfahren,
• Nachforderungen der Krankenkassen oder anderer Einzugsstellen,
• lohnsteuerliche Folgen,
• persönliche Verantwortlichkeit von Geschäftsführern,
• Gewerbeuntersagung bei erheblichen Rückständen,
• Vollstreckung in Geschäftskonten und Vermögen,
• Insolvenzverfahren,
• Streit mit Auftragnehmern oder Subunternehmern.

§ 266a StGB erfasst insbesondere das Vorenthalten von Arbeitnehmerbeiträgen zur Sozialversicherung und kann sich persönlich gegen Arbeitgeberverantwortliche richten.

Eine Erklärung im Beitragsverfahren kann daher auch im Strafverfahren Bedeutung erlangen. Beitragsrechtliche Mitwirkung und strafrechtliche Verteidigung müssen frühzeitig aufeinander abgestimmt werden.

Wann eine Vertretung wirtschaftlich sinnvoll ist

Eine umfangreiche anwaltliche Bearbeitung ist insbesondere sinnvoll, wenn:

• eine erhebliche Beitragsnachforderung verlangt wird,
• mehrere Jahre oder mehrere Personen betroffen sind,
• die DRV ein verbreitetes Einsatz- oder Vertragsmodell beanstandet,
• die betroffenen Tätigkeiten tatsächlich differenziert dargestellt werden können,
• Verträge, Rechnungen und Kommunikationsunterlagen vorhanden sind,
• Säumniszuschläge einen erheblichen Anteil ausmachen,
• kurzfristige Vollstreckung droht,
• ein Zoll- oder Strafverfahren bereits läuft,
• der mögliche wirtschaftliche Nutzen in einem angemessenen Verhältnis zum Bearbeitungsaufwand steht.

Weniger geeignet sind geringe Nachforderungen oder Fälle, in denen über Jahre keinerlei geordnete Verträge, Abrechnungen oder Informationen über die tatsächliche Tätigkeit vorhanden sind und der notwendige Aufarbeitungsaufwand den wirtschaftlichen Nutzen übersteigt.

Häufige Fragen

Sind freie Mitarbeiter automatisch selbstständig?

Nein. Entscheidend ist nicht die Vertragsbezeichnung, sondern die Gesamtwürdigung der tatsächlichen Zusammenarbeit nach § 7 SGB IV.

Reicht es aus, dass der Auftragnehmer mehrere Kunden hatte?

Weitere Auftraggeber können für eine selbstständige Tätigkeit sprechen. Sie entscheiden aber nicht allein, wenn die konkrete Tätigkeit stark weisungsgebunden und in den Betrieb eingegliedert war.

Muss das Unternehmen auch den Arbeitnehmeranteil zahlen?

Gegenüber der Einzugsstelle schuldet grundsätzlich der Arbeitgeber den Gesamtsozialversicherungsbeitrag. Ein nachträglicher Abzug beim Beschäftigten ist nach § 28g SGB IV nur eingeschränkt möglich.

Stoppt der Widerspruch die Zahlung?

Nein. Bei Beitragsbescheiden entfällt die aufschiebende Wirkung grundsätzlich nach § 86a Abs. 2 Nr. 1 SGG. Zusätzlich muss gegebenenfalls die Aussetzung der Vollziehung beantragt werden.

Können Säumniszuschläge angegriffen werden?

Ja. Bei rückwirkender Festsetzung ist insbesondere zu prüfen, ob der Arbeitgeber unverschuldet keine Kenntnis von der Beitragspflicht hatte, § 24 Abs. 2 SGB IV.

Wie lange kann die DRV Beiträge nachfordern?

Grundsätzlich gilt eine vierjährige Verjährungsfrist. Bei vorsätzlich vorenthaltenen Beiträgen kann die Frist dreißig Jahre betragen, § 25 SGB IV.

Kann zusätzlich ein Strafverfahren entstehen?

Ja. Insbesondere ein Verdacht nach § 266a StGB kann zu Ermittlungen gegen Geschäftsführer oder andere Arbeitgeberverantwortliche führen.

Benötigte Unterlagen

Für eine erste Einordnung sind insbesondere hilfreich:

• Prüfungsankündigung,
• Anhörungsschreiben,
• Betriebsprüfungsbescheid mit Anlagen,
• Berechnung der Beitragsnachforderung,
• Aufstellung der betroffenen Personen und Zeiträume,
• Verträge und Nachträge,
• Rechnungen und Zahlungsnachweise,
• Tätigkeits- und Projektbeschreibungen,
• Kommunikation über Arbeitszeit, Arbeitsort und Durchführung,
• Unterlagen über weitere Auftraggeber,
• verwendete Arbeitsmittel und Zugangsberechtigungen,
• bisherige Statusentscheidungen oder frühere Prüfberichte,
• Schriftverkehr mit Lohnbuchhaltung und Steuerberater,
• Widerspruch und bisherige Begründung,
• Schreiben von Zoll, Staatsanwaltschaft oder Krankenkassen.

Bitte nennen Sie außerdem die Höhe der Forderung, die Zahl der betroffenen Personen, die laufenden Fristen und Ihre kurzfristige Erreichbarkeit.

Erste Einordnung Ihres Falls

Hat die Deutsche Rentenversicherung nach einer Betriebsprüfung Sozialversicherungsbeiträge nachgefordert, sollte zunächst geklärt werden:

• welche Personen und Zeiträume betroffen sind,
• welche tatsächlichen Umstände die DRV zugrunde legt,
• ob eine Beschäftigung oder selbstständige Tätigkeit vorlag,
• ob Beitragshöhe und Säumniszuschläge richtig berechnet wurden,
• welche Verjährungsfrist gilt,
• ob kurzfristig vollstreckt werden kann,
• ob ein Straf- oder Zollverfahren droht.

Senden Sie den Betriebsprüfungsbescheid oder die Anhörung möglichst vollständig, die Berechnung der Forderung und Ihre Telefonnummer. Nach einer ersten Prüfung kann geklärt werden, ob und in welchem Umfang eine anwaltliche Vertretung rechtlich und wirtschaftlich sinnvoll ist.

Präzise Analyse. Verständliche Handlungsmöglichkeiten. Klare wirtschaftliche Empfehlung.

Rechtsanwalt Johannes Dannecker-Lauren