Versagung des Vorsteuerabzugs und Umsatzsteuer-Nachforderungen

Hohe Steuerforderung und Betrugsvorwurf gemeinsam prüfen

Das Finanzamt erkennt Vorsteuerbeträge nicht an und verlangt von Ihrem Unternehmen erhebliche Umsatzsteuerzahlungen?

Möglicherweise behauptet die Betriebsprüfung, dass Rechnungen formelle Fehler enthalten, Leistungen nicht nachgewiesen seien oder Ihr Unternehmen in eine Umsatzsteuerhinterziehung innerhalb der Lieferkette einbezogen gewesen sei. Neben der Steuernachforderung können Zinsen, Vollstreckungsmaßnahmen und ein Steuerstrafverfahren gegen Geschäftsführer oder andere Verantwortliche folgen.

Ich vertrete Unternehmen, Selbstständige und Geschäftsführer bei wirtschaftlich erheblichen Umsatzsteuerverfahren. Im Mittelpunkt stehen die tatsächliche Leistung, die Rechnungs- und Zahlungsunterlagen, der behauptete Kenntnisstand des Unternehmens und die Frage, ob die sofortige Zahlung verhindert werden kann.

Woran Sie das Verfahren erkennen

Typische Schreiben und Formulierungen sind:

• Prüfungsanordnung oder Umsatzsteuer-Sonderprüfung
• Betriebsprüfungsbericht
• Anhörung zur Änderung der Umsatzsteuerfestsetzung
• geänderter Umsatzsteuerbescheid
• Versagung des Vorsteuerabzugs
• nicht ordnungsgemäße Rechnung
• fehlender Leistungsnachweis
• Rechnungsaussteller nicht der leistende Unternehmer
• Scheinrechnung oder Scheingeschäft
• fehlende Unternehmereigenschaft des Lieferanten
• Einbindung in ein Umsatzsteuerkarussell
• Beteiligung an einer Mehrwertsteuerhinterziehung
• „wusste oder hätte wissen müssen“
• Haftung für nicht entrichtete Umsatzsteuer
• Aufforderung zur Zahlung
• Ablehnung der Aussetzung der Vollziehung
• Einleitung eines Steuerstrafverfahrens

Der Vorsteuerabzug setzt grundsätzlich voraus, dass ein anderer Unternehmer eine Leistung für das Unternehmen ausgeführt hat, die Umsatzsteuer gesetzlich geschuldet wird und eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.

Das konkrete Problem

Das Finanzamt greift den Vorsteuerabzug häufig auf unterschiedlichen Ebenen an:

Die Leistung soll nicht nachgewiesen sein

Die Behörde bezweifelt beispielsweise:

• dass die Ware tatsächlich geliefert wurde,
• dass eine Dienstleistung ausgeführt wurde,
• dass der Rechnungsaussteller der tatsächliche Leistende war,
• dass die Leistung für das Unternehmen bezogen wurde,
• dass Zahlungs- und Warenbewegungen zusammenpassen.

Die Rechnung soll mangelhaft sein

Beanstandet werden etwa:

• ungenaue Leistungsbeschreibungen,
• falsche Anschriften oder Steuernummern,
• unklarer Leistungszeitpunkt,
• fehlende Mengen- oder Warenangaben,
• unrichtiger Steuerausweis,
• Widersprüche zwischen Rechnung und sonstigen Unterlagen.

Das Unternehmen soll an einem Umsatzsteuerbetrug beteiligt gewesen sein

In umfangreicheren Verfahren behauptet das Finanzamt, dass ein Lieferant oder ein anderer Beteiligter in der Lieferkette Umsatzsteuer nicht abgeführt habe und der Leistungsempfänger dies wusste oder hätte erkennen müssen.

Dann geht es nicht mehr nur um Rechnungsformalitäten. Geprüft werden Geschäftsmodell, Lieferkette, Preise, Zahlungswege, Ansprechpartner und interne Kontrollen.

Nicht jeder Fehler rechtfertigt die Versagung

Der Vorsteuerabzug ist ein grundlegender Bestandteil des Umsatzsteuersystems. Seine Versagung ist eine Ausnahme. Beruft sich das Finanzamt auf eine Beteiligung an einer fremden Umsatzsteuerhinterziehung, muss es anhand objektiver Umstände darlegen, dass das Unternehmen von dem Betrug wusste oder hätte wissen müssen. Eine verschuldensunabhängige Haftung allein wegen eines Betrugs innerhalb der Lieferkette wäre mit dem Unionsrecht nicht vereinbar.

Anders liegt es, wenn die abgerechnete Lieferung oder Leistung tatsächlich nicht ausgeführt wurde. Dann kann der Vorsteuerabzug bereits wegen Fehlens der materiellen Voraussetzungen scheitern.

Die Verteidigung muss deshalb zunächst klären, welcher Ablehnungsgrund tatsächlich tragend ist:

• fehlende Leistung,
• falscher Leistender,
• Rechnungsmangel,
• fehlende betriebliche Verwendung,
• Missbrauch,
• eigener Betrug,
• oder behauptete Kenntnis von einer fremden Steuerhinterziehung.

Diese Gründe dürfen nicht miteinander vermischt werden.

Was das Finanzamt häufig als Warnzeichen wertet

In Betrugsfällen stützen sich Finanzämter beispielsweise auf:

• ungewöhnlich günstige Einkaufspreise,
• kurzfristig gegründete Lieferanten,
• häufige Wechsel von Ansprechpartnern,
• ungewöhnliche Bar- oder Drittzahlungen,
• Zahlungen auf ausländische oder wechselnde Konten,
• fehlende Geschäftsräume oder Betriebsmittel des Lieferanten,
• unklare Transport- und Lieferwege,
• widersprüchliche Fracht- oder Fahrzeugunterlagen,
• hohe Umsätze bei geringer Unternehmenssubstanz,
• fehlende Prüfung offensichtlicher Auffälligkeiten,
• Geschäfte außerhalb der üblichen Branche.

Einzelne Auffälligkeiten beweisen noch nicht, dass ein Unternehmen von einer Umsatzsteuerhinterziehung wusste. Entscheidend ist die Gesamtwürdigung der objektiven Umstände und der tatsächlich vorhandenen Kenntnisse.

Das häufig übersehene Problem

Der Unternehmer sieht zunächst nur die hohe Steuernachforderung.

Tatsächlich können dieselben Feststellungen weitere Verfahren auslösen:

• Steuerstrafverfahren gegen Geschäftsführer,
• Haftungsbescheid gegen verantwortliche Personen,
• Vollstreckung in Geschäftskonten,
• Versagung des Vorsteuerabzugs in weiteren Jahren,
• Prüfung zusätzlicher Lieferanten,
• Ausweitung auf verbundene Unternehmen,
• Zinsforderungen,
• Gewerbe- oder Zuverlässigkeitsverfahren,
• Schadensersatzansprüche gegen Lieferanten oder Berater.

Besonders riskant ist eine spontane Stellungnahme gegenüber der Betriebsprüfung. Wer ungeprüft erklärt, warum bestimmte Lieferanten trotz Auffälligkeiten beauftragt wurden, kann damit zugleich Tatsachen für einen späteren Vorsatzvorwurf liefern.

Umgekehrt genügt ein pauschales Bestreiten nicht. Das Unternehmen muss die tatsächlichen Leistungsvorgänge, Warenbewegungen und internen Prüfungen nachvollziehbar aufarbeiten.

Welche Unterlagen besonders wichtig sind

Bei der Prüfung kommt es regelmäßig nicht allein auf die Rechnung an.

Von Bedeutung können sein:

• Bestellungen und Verträge,
• Angebote und Auftragsbestätigungen,
• Rechnungen und Rechnungskorrekturen,
• Kontoauszüge und Zahlungsnachweise,
• Lieferscheine,
• Fracht- und Transportdokumente,
• Fahrzeug- und Lagerunterlagen,
• Seriennummern oder Warenlisten,
• E-Mails und Messenger-Kommunikation,
• Nachweise über Ansprechpartner,
• Handelsregister- und Steuerdaten,
• interne Lieferantenprüfungen,
• Weiterverkaufsrechnungen,
• Nachweise über den tatsächlichen Warenfluss.

Die entscheidende Frage lautet häufig nicht nur: Ist eine Rechnung vorhanden?
Sondern: Lässt sich der konkrete wirtschaftliche Vorgang vollständig und widerspruchsfrei rekonstruieren?

Hohe Nachforderung und sofortige Zahlung

Ein Einspruch gegen einen Umsatzsteuerbescheid stoppt die Vollziehung grundsätzlich nicht. Die festgesetzte Steuer kann daher trotz laufenden Einspruchs fällig und vollstreckbar bleiben.

Bei einer hohen Forderung sollte deshalb zusätzlich geprüft werden, ob ein Antrag auf Aussetzung der Vollziehung gestellt werden muss. Die Finanzbehörde soll die Vollziehung aussetzen, wenn ernstliche Zweifel an der Rechtmäßigkeit bestehen oder die Vollziehung eine unbillige Härte verursachen würde. Lehnt das Finanzamt den Antrag ab oder droht bereits die Vollstreckung, kann vorläufiger Rechtsschutz beim Finanzgericht beantragt werden.

Für das Unternehmen kann dies entscheidend sein, wenn andernfalls:

• Geschäftskonten gepfändet werden,
• Waren nicht mehr finanziert werden können,
• Löhne oder Lieferanten ausfallen,
• Kreditlinien gekündigt werden,
• oder Zahlungsunfähigkeit droht.

Was jetzt getan werden sollte

Nach Zugang des Prüfungsberichts oder Steuerbescheids sollten zunächst:

• Zustellung und Rechtsbehelfsfrist dokumentiert werden,
• Bescheid und Prüfungsbericht vollständig gesichert werden,
• beanstandete Rechnungen und Zeiträume erfasst werden,
• Lieferanten und Geschäftsvorgänge einzeln zugeordnet werden,
• Waren- und Zahlungsflüsse rekonstruiert werden,
• vorhandene Unterlagen unverändert gesichert werden,
• bereits abgegebene Erklärungen zusammengestellt werden,
• Vollstreckungs- und Liquiditätsrisiken geprüft werden,
• mögliche Straf- und Haftungsverfahren erfasst werden.

Die Word-Vorlage verlangt gerade diese Verbindung von konkretem Schreiben, Dringlichkeit, wirtschaftlichem Risiko und möglichen Parallelverfahren.

Was zunächst vermieden werden sollte

Typische Fehler sind:

• vorschnelle telefonische Erklärungen gegenüber dem Finanzamt,
• pauschale Behauptung, alle Lieferungen seien ordnungsgemäß gewesen,
• alleiniger Verweis auf vorhandene Rechnungen,
• nachträgliche Veränderung von Liefer- oder Zahlungsunterlagen,
• ungeordnete Übersendung großer Datenmengen,
• Kontaktaufnahme mit Lieferanten zur Abstimmung einer Darstellung,
• vorschnelle Anerkennung von Rechnungsmängeln,
• verspätete Rechnungskorrekturen ohne Verfahrensstrategie,
• Versäumen der Einspruchsfrist,
• Annahme, der Einspruch stoppe automatisch die Zahlung,
• getrennte Bearbeitung von Steuer- und Strafverfahren.

Der Wunsch, die angeblichen Missverständnisse sofort zu erklären, ist nachvollziehbar. Spätere Korrekturen sind jedoch häufig schwieriger als eine von Beginn an strukturierte Stellungnahme.

Typische Konstellation

Ein Handelsunternehmen bezieht über mehrere Jahre Fahrzeuge, Elektronik oder andere hochwertige Waren von wechselnden Lieferanten. Die Rechnungen enthalten Umsatzsteuer, die als Vorsteuer geltend gemacht wird.

Nach einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung erklärt das Finanzamt einzelne Lieferanten für wirtschaftlich nicht leistungsfähig. Es verweist auf ungewöhnliche Zahlungswege, geringe Unternehmenssubstanz und Unstimmigkeiten bei Transporten. Der Vorsteuerabzug wird für zahlreiche Rechnungen versagt.

Auf den ersten Blick scheint nur entscheidend zu sein, ob formal ordnungsgemäße Rechnungen vorliegen.

Tatsächlich müssen mehrere Fragen getrennt geprüft werden:

• Wurden die Waren tatsächlich geliefert?
• Wer war der wirkliche Vertragspartner?
• Lassen sich Transport und Weiterverkauf nachweisen?
• Welche Auffälligkeiten bestanden im Zeitpunkt des Geschäfts?
• Welche Prüfungen führte das Unternehmen durch?
• Wer im Unternehmen kannte welche Umstände?
• Werden unterschiedliche Lieferanten unzulässig zusammengefasst?
• Ist die Nachforderung richtig berechnet?
• Muss gegen die sofortige Vollziehung vorgegangen werden?
• Droht ein paralleles Steuerstrafverfahren?

Erst nach einer vorgangsbezogenen Auswertung lässt sich entscheiden, ob der Vorsteuerabzug vollständig verteidigt, auf einzelne Lieferanten begrenzt oder die Forderung zumindest der Höhe nach reduziert werden kann.

Anwaltliche Unterstützung

Je nach Verfahrensstand kann meine Tätigkeit insbesondere umfassen:

• Prüfung von Prüfungsbericht und Steuerbescheid,
• Einordnung des konkreten Versagungsgrundes,
• Strukturierung der Rechnungs-, Waren- und Zahlungsunterlagen,
• Prüfung tatsächlicher Lieferungen und Leistungen,
• Prüfung formeller Rechnungsbeanstandungen,
• Aufarbeitung der Lieferanten- und Leistungsketten,
• Prüfung des Vorwurfs „wusste oder hätte wissen müssen“,
• Einspruch gegen Umsatzsteuerbescheide,
• Antrag auf Aussetzung der Vollziehung,
• finanzgerichtlicher Eilantrag,
• Klage vor dem Finanzgericht,
• Abstimmung mit Steuerberater und Buchhaltung,
• Koordination mit Steuerstraf- und Haftungsverfahren,
• Prüfung von Vollstreckungsmaßnahmen.

Nicht übernommen wird die laufende Umsatzsteuerdeklaration oder eine allgemeine Prüfung sämtlicher Eingangsrechnungen ohne konkretes Verfahren.

Wie ich vorgehe

1. Dringlichkeit klären

Zunächst werden Einspruchsfrist, Zahlungsfälligkeit und drohende Vollstreckung geprüft.

2. Vorwurf trennen

Es wird geklärt, ob das Finanzamt die tatsächliche Leistung, die Rechnung oder die Gutgläubigkeit des Unternehmens bestreitet.

3. Geschäftsvorgänge ordnen

Rechnung, Zahlung, Warenbewegung, Kommunikation und Weiterveräußerung werden für die beanstandeten Vorgänge zusammengeführt.

4. Verantwortlichkeiten prüfen

Es wird geklärt, welche Personen im Unternehmen welche Informationen hatten und welche Prüfungen durchgeführt wurden.

5. Wirtschaftliches Ziel bestimmen

Je nach Ausgangslage kann es um vollständige Abwehr, Begrenzung auf einzelne Vorgänge, Reduzierung der Nachforderung oder zunächst die Verhinderung der Vollstreckung gehen.

Nicht jeder rechtlich mögliche Schritt ist wirtschaftlich sinnvoll. Forderungshöhe, Beweislage und Aufarbeitungsaufwand müssen in einem vernünftigen Verhältnis stehen.

Parallel- und Anschlussverfahren

Ein Umsatzsteuerverfahren kann insbesondere verbunden sein mit:

• Steuerstrafverfahren wegen Umsatzsteuerhinterziehung,
• Steuerfahndung und Durchsuchung,
• Haftungsbescheid gegen Geschäftsführer,
• Vollstreckung und Kontopfändung,
• Vermögensarrest und Einziehung,
• Gewerbeuntersagung oder Zuverlässigkeitsprüfung,
• Zoll- und Einfuhrumsatzsteuerverfahren,
• Schadensersatz gegen Lieferanten oder Berater,
• Insolvenzverfahren.

Eine Erklärung, die im Besteuerungsverfahren hilfreich erscheint, kann im Strafverfahren nachteilig sein. Beide Verfahren müssen deshalb frühzeitig aufeinander abgestimmt werden.

Wann eine Vertretung wirtschaftlich sinnvoll ist

Eine umfangreiche anwaltliche Bearbeitung ist insbesondere sinnvoll, wenn:

• eine hohe Vorsteuer- oder Umsatzsteuernachforderung festgesetzt wurde,
• zahlreiche Rechnungen oder mehrere Jahre betroffen sind,
• ein Lieferanten- oder Umsatzsteuerbetrug behauptet wird,
• der Geschäftsbetrieb durch die Zahlung gefährdet ist,
• die Waren- und Zahlungsflüsse dokumentiert werden können,
• Geschäftsführer persönlich in den Fokus geraten,
• ein Steuerstrafverfahren bereits läuft oder droht,
• kurzfristig Aussetzung der Vollziehung benötigt wird.

Weniger geeignet sind geringe Einzelbeträge, bei denen der erforderliche Rekonstruktionsaufwand außer Verhältnis zur möglichen Steuerersparnis steht.

Ebenso wenig sinnvoll ist ein umfangreicher Streit, wenn die behaupteten Leistungen tatsächlich nicht ausgeführt wurden und keine belastbaren Unterlagen vorhanden sind. Die Vorlage soll gerade auch Fälle herausfiltern, bei denen Aufwand und erwartbarer Nutzen nicht zusammenpassen.

Häufige Fragen

Reicht eine ordnungsgemäße Rechnung für den Vorsteuerabzug?

Nein. Neben der Rechnung muss die abgerechnete Lieferung oder Leistung tatsächlich von einem Unternehmer für das Unternehmen ausgeführt worden sein.

Kann der Vorsteuerabzug wegen eines Betrugs des Lieferanten versagt werden?

Nicht allein deshalb, weil der Lieferant Umsatzsteuer hinterzogen hat. Das Finanzamt muss grundsätzlich objektive Umstände nachweisen, aus denen sich ergibt, dass der Leistungsempfänger davon wusste oder hätte wissen müssen.

Muss ich meinen Lieferanten vollständig überwachen?

Eine allgemeine verschuldensunabhängige Kontrolle der gesamten Lieferkette darf nicht verlangt werden. Bei konkreten Auffälligkeiten können jedoch zusätzliche Prüfungen erforderlich sein.

Kann eine fehlerhafte Rechnung berichtigt werden?

Rechnungskorrekturen können je nach Art des Mangels möglich sein. Sie lösen jedoch nicht das Problem, wenn die Leistung selbst nicht nachgewiesen ist oder ein Betrugsvorwurf im Raum steht.

Stoppt der Einspruch die Zahlung?

Nein. Ein Einspruch hemmt die Vollziehung eines Steuerbescheids grundsätzlich nicht. Zusätzlich kann ein Antrag auf Aussetzung der Vollziehung erforderlich sein.

Kann ich direkt zum Finanzgericht gehen?

Ein gerichtlicher Antrag auf Aussetzung der Vollziehung setzt grundsätzlich voraus, dass das Finanzamt einen entsprechenden Antrag abgelehnt hat. Eine Ausnahme kann insbesondere bestehen, wenn bereits Vollstreckung droht.

Kann aus dem Steuerverfahren ein Strafverfahren entstehen?

Ja. Der Vorwurf fingierter Leistungen oder einer bewussten Beteiligung an einer Umsatzsteuerhinterziehung kann ein Steuerstrafverfahren auslösen.

Unterlagen für eine erste Prüfung

Bitte übersenden Sie möglichst:

• Umsatzsteuerbescheide,
• Prüfungsbericht und Anlagen,
• Anhörung oder Einspruchsentscheidung,
• Berechnung der Nachforderung,
• Liste der beanstandeten Rechnungen,
• Rechnungen und Rechnungskorrekturen,
• Verträge und Bestellungen,
• Zahlungsnachweise,
• Liefer- und Transportunterlagen,
• Unterlagen zum Weiterverkauf,
• Kommunikation mit Lieferanten,
• bisherige Stellungnahmen,
• Schriftverkehr mit Steuerberater oder Buchhaltung,
• Schreiben der Steuerfahndung oder Strafsachenstelle,
• Angaben zu Zahlungs- und Einspruchsfristen.

Erste Einordnung Ihres Falls

Hat das Finanzamt den Vorsteuerabzug versagt oder Umsatzsteuer nachgefordert, sollte zunächst geklärt werden:

• welche Rechnungen und Zeiträume betroffen sind,
• welchen Ablehnungsgrund das Finanzamt nennt,
• ob die Leistungen tatsächlich nachweisbar sind,
• ob formelle Rechnungsfehler korrigiert werden können,
• worauf ein möglicher Betrugsvorwurf gestützt wird,
• welche Personen im Unternehmen verantwortlich waren,
• wann Einspruch eingelegt werden muss,
• ob sofort Aussetzung der Vollziehung erforderlich ist,
• ob bereits ein Steuerstraf- oder Haftungsverfahren droht.

Senden Sie den vollständigen Steuerbescheid, den Prüfungsbericht, die Berechnung der Nachforderung und Ihre Telefonnummer. Nach einer ersten Einordnung kann geklärt werden, ob und in welchem Umfang eine anwaltliche Vertretung wirtschaftlich sinnvoll ist.

Präzise Analyse. Verständliche Handlungsmöglichkeiten. Klare wirtschaftliche Empfehlung.

Rechtsanwalt Johannes Dannecker-Lauren